Connect@ADP

Partner w rozwoju Twoich kadr

Już niedługo koniec przechowywania dokumentów pracowniczych w wersji papierowej

Autor: tczerkies on 15 grudnia 2017 in Prawo pracy

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat; umożliwienie prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w postaci elektronicznej oraz zmiana obecnie obowiązującej zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika to proponowany przez rząd projekt o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Póki co nie zdecydowano się na dopuszczenie pewnych uproszczeń w zakresie zawierania i rozwiązywania umów, wobec czego dopiero dysponowanie podpisem elektronicznym umożliwi całkowite wyeliminowanie formy papierowej..

Ustawa umożliwia płynne przejście od konieczności sporządzania dokumentacji papierowej do elektronicznej. Dziś praktycznie większość czynności na linii pracownik-pracodawca (w wielu przedsiębiorstwach nadal złożenie wniosku urlopowego) odbywa się na papierze. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowe). Nowe e-dokumenty będą powstawać bez konieczności skanowania, tak jak w przypadku dokumentów archiwalnych. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.” – mówi Tomasz Czerkies, Compliance Manager, ADP Polska.

Jakie korzyści niosą ze sobą te zmiany? Pracownikom ułatwi to uzyskiwanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, ponieważ nie będą musieli zgłaszać się po nie do byłego pracodawcy. Wszystkie dane mają być zapisywane na koncie ubezpieczonego w ZUS. Dla pracodawców oznacza to koniec przechowywania mnóstwa papierowych dokumentów przez długie lata, a co za tym idzie redukcję kosztów, przyspieszenie opracowywania dokumentów oraz skrócenie czasu przeszukiwania akt.

Dodatkowo zmieni się preferowany sposób wypłacania wynagrodzeń.

Obecnie obowiązujący przepis art. 86 § 3 K.p. przewiduje, jako podstawową zasadę, wypłatę wynagrodzenia do rąk pracownika. Inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.” – mówi Tomasz Czerkies, Compliance Manager, ADP Polska. „Proponowana przez rząd zmiana to przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika.” – dodaje.

Jednakże opisywana zmiana nie jest wyłącznie pozytywna, ponieważ teczka akt osobowych z dotychczasowych 3 części (A,B,C) zostanie powiększona do 4 części (A,B,C,D), dodatkowo w dużo większym zakresie zostanie nałożony na pracodawców obowiązek raportowania do ZUS.

Przewidywany termin wprowadzenia zmian to 1 stycznia 2019 roku.

Autor: Tomasz Czerkies, Compliance Manager, ADP Polska

(Odwiedzono 228 razy, 1 wizyt dzisiaj)

TAGS: Prawo pracy Rynek pracy Zatrudnienie

Tytuł komentarza – Zamieść odpowiedź

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *